Sales Operations
Lead-to-Meeting Lifecycle
Mengelola lead dari website sampai meeting, follow-up, klasifikasi cold, pengiriman MoM, dan kelanjutan pipeline berdasarkan keputusan tim sales.
Alur kerja
Flowchart proses
Rangkaian langkah, keputusan, dan handoff yang membentuk workflow ini.
Geser diagram ke samping untuk melihat seluruh alur.
flowchart TD F0["Lead masuk"] F1["Validasi & deduplikasi"] F2["Trello: status Open"] F3["Kirim email pembuka"] F4["Ada respons?"] F0 --> F1 F1 --> F2 F2 --> F3 F3 --> F4 F4 -->|Ya| B00 B00["Stop follow-up & card → Meeting"] B01["User pilih status"] B02["Review & kirim MoM"] B03["Lanjut sesuai konteks bisnis"] B00 --> B01 B01 --> B02 B02 --> B03 F4 -->|Tidak| B10 B10["Follow-up berkala"] B11["Update follow-up counter"] B12["Sudah follow-up 5 kali?"] B13["Card → Cold"] B10 --> B11 B11 --> B12 B12 --> B13
Governance
Otomatis, tetapi tetap terkendali
Guardrails menjaga workflow berhenti pada titik yang tepat dan memberi ruang review sebelum keputusan penting diteruskan.
Stop follow-up segera setelah ada respons
Approval sebelum email sensitif atau penawaran dikirim
Idempotency agar lead dan email tidak terduplikasi
Audit log untuk perpindahan status dan komunikasi
Detail tahapan
Proses end-to-end
Setiap tahap menjelaskan apa yang berjalan otomatis, data yang berpindah, dan titik intervensi yang tetap tersedia.
- 01
Capture & validasi lead
Data lead divalidasi, dinormalisasi, dan dicek duplikasinya sebelum workflow membuat card baru.
- 02
Buat card dan status Open
Card otomatis dibuat di board Trello pada list Incoming/Open, lengkap dengan sumber, owner, kebutuhan, timestamp, dan follow-up counter.
- 03
Kirim email pembuka
Email personal dikirim menggunakan template yang sesuai sumber lead. Aktivitas dan message ID dicatat pada card untuk audit.
- 04
Deteksi respons dan meeting
Jika lead merespons, automation mencatat balasan, menghentikan sequence follow-up, dan menggeser card ke Meeting atau menambahkan link penjadwalan.
- 05
Follow-up berkala
Jika belum ada respons, scheduler mengirim follow-up pada interval yang disepakati. Setiap percobaan memperbarui counter dan next follow-up date.
- 06
Pindahkan ke Cold
Jika setelah follow-up kelima tetap tidak ada respons, card digeser ke Cold, sequence dihentikan, dan tanggal evaluasi ulang dapat dijadwalkan.
- 07
Meeting dan keputusan manusia
Setelah meeting, user menggeser card ke status seperti Qualified, Proposal, Nurture, Not Fit, atau status lain sesuai proses bisnis.
- 08
Kirim MoM dan lanjutkan flow
Perubahan status memicu pembuatan draft minutes of meeting (MoM), meminta review bila diperlukan, mengirimkannya ke lead, lalu melanjutkan flow sesuai konteks bisnis.
Workflow Anda
Butuh alur yang berbeda?
Petakan trigger, keputusan, approval, dan outcome yang perlu diotomatisasi sesuai proses bisnis Anda.